شیرپوینت چیست؟
پس از بررسیها به این نتیجه رسیدیم که افراد بسیاری دههها در زمینه فناوری اطلاعات مشغول بودهاند، در حالی که حتی نام شیرپوینت را نشنیدهاند. از این رو در “گروه فنی مایکروسافتمی” تصمیم بر آن شد تا اصول اولیه شیرپوینت را به عنوان یک معرفی دوستانه برای کاربران جدید پوشش دهیم. در ادامه برخی از اساسی ترین پرسش و پاسخهایی که در مورد شیرپوینت و هدف و قابلیتهای آن مهم محسوب میشود را به زبان ساده آورده ایم. امیدواریم مقبول حضورتان واقع شود.
مایکروسافت شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک سیستم همکاری مبتنی بر وبسایت است که از برنامههای گردش کار، پایگاههای داده «فهرست» و سایر بخشهای وب و ویژگیهای امنیتی، برای توانمند سازی تیمهای تجاری برای همکاری با یکدیگر استفاده میکند. شیرپوینت همچنین به شرکتی که از این پلتفرم استفاده میکند، توانایی کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار در واحدهای تجاری را فراهم میکند.
شیرپوینت آنلاین چیست؟
نسخه Microsoft Cloud شیرپوینت و شیرپوینت آنلاین، دارای بسیاری از قابلیتهای یکپارچه سازی اضافی با سایر برنامههای ابری است. و از نظر عملکرد با بسیاری از بستههای دیگر مایکروسافت با مجوز Office 365 یا Microsoft 365 سازگار ( paire )شده است.
مزایای استفاده از شیرپوینت چیست؟
- شیرپوینت افزایش بهرهوری و دید را برای کارکنان اطلاعاتی در همه بخشها، در مشاغل بزرگ و کوچک امکان پذیر میکند. ویژگیهای شیرپوینت حول یک تجربه همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت است که اشتراکگذاری ایمن، مدیریت محتوا و همکاری گردش کار را در میان بسیاری دیگر از ویژگیهاممکن میسازد.
- برای یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب سایت، نگهداری شیرپوینت و در سطح اساسی آن، درک کاربران تجاری آسان است. همچنین بینهایت قابل تنظیم و مقیاسپذیر است، راههای مختلفی نیز وجود دارد که کسبوکارها از این پلتفرم برای افزایش بهرهوری و بازگشت سرمایه استفاده میکنند.
شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟
شیرپوینت در 17 سال گذشته در افزایش راندمان کاری در 500 شرکت ثروتمند جهان (Fortune 500) به عنوان یک پلتفرم “اینترانت” که از همه بخشهای تجاری عبور میکند، یکپارچه بوده است.
از این رو بسیاری از ویژگیهای این پلتفرم کار افراد را برای همکاری در پروژههای موقت و ایجاد فرآیندهای تجاری استاندارد برای اشتراکگذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ثبت دادهها بسیار آسانتر میکند.
ویژگیهایی مانند کنترلهای امنیتی، تألیف مشترک، نسخهسازی و یکپارچهسازی با Exchange (برنامههای ایمیل Outlook) به کاربران تجاری این امکان را میدهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند و یکپارچگی کاری را که تولید میکنند، حفظ کنند. شیرپوینت شامل تواناییهای زیر است:
قبل از اینکه اسناد قابل مشاهده باشند، به تأییدیه نیاز است :
اسناد را “بررسی کنید” تا از هر گونه نگارش یا ویرایش دیگری روی آنها جلوگیری کنید.
هنگام بارگذاری اسناد یا ایجاد تغییرات، اعلان دریافت کنید.
گردش کار را با استفاده از منطق if/then برای خودکار کردن اقداماتی مانند انتقال یا ارسال ایمیل اسناد و ضبط اطلاعات ایجاد کنید. همه این ویژگیها بهرهوری کاربران تجاری را افزایش میدهند، اما چیزی که شیرپوینت واقعاً بهتر از سیستمهای همکاری اسناد قبلی انجام میدهد، نمایش اطلاعات درباره اینکه چه اطلاعات/اسنادی و چرا ذخیره میشوند، است.
در شیرپوینت بسیار آسان است که به ابرداده «Metadata» یا اطلاعات مربوط به دادهها (مانند زمان اصلاح شده، ایجاد شده توسط خود و غیره، و همچنین «Labels» سفارشی روی اسناد یا موارد) نیاز داشته باشید تا کارکنان بتوانند دلیل وجود سند را بهتر درک کنند. و بدانند چرا نیاز به باز کردن آن مهم است. شیرپوینت حتی به کاربران این امکان را میدهد که پایگاههای داده سفارشی را در قالبی با کاربری آسان ایجاد کنند و هزاران قطعه اطلاعاتی را که میتوانند در گردشهای کاری ذکر شده قبلی یا سایر فرآیندهای تجاری ادغام شوند، ثبت کنند.
برنامه شیرپوینت چیست؟
برنامههای موجود در شیرپوینت ادغامهایی هستند که ویژگیهایی را به فضاهای استاندارد همکاری در پلتفرم اضافه میکنند. برخی از برنامهها خارج از جعبه هستند و با پلتفرم ارائه میشوند، اما بسیاری دیگر وجود دارند که ویژگیها و گزینههایی را اضافه میکنند که با پلتفرم شیرپوینت معمولی ارائه نمیشوند. اینها میتوانند هر چیزی باشند، از کتابخانهای که کاربران میتوانند اسناد و فایلها را در آن ذخیره و به اشتراک بگذارند، تا افزونههای تقویم، تا برنامههای گردش کار قدرتمندی مانند Nintex که بسیاری از اقدامات منطقی قابل تکرار را در شیرپوینت به راحتی امکانپذیر میکنند.
شیرپوینت چگونه برای همکاری مفید است؟
شیرپوینت فضایی مبتنی بر وب را فراهم میکند که در آن کاربران میتوانند سندی را بارگذاری کنند تا فوراً با سایر افرادی که نیاز به دیدن آن دارند به اشتراک گذاشته شود. آنها همچنین میتوانند فضای ذخیره سازی شخصی خود را به نام OneDrive داشته باشند که در آن هیچ کس نمیتواند سند یا فایلی را که آپلود میکند ببیند تا زمانی که آنها را به اشتراک بگذارد یا اجازه دسترسی به آن سند را با کاربر دیگر بدهد.
پیوندها به اسناد به اشتراک گذاشته شده یا فضاهای همکاری نیز میتوانند به راحتی از طریق ایمیل ارسال شوند، و این امر باعث میشود تا کاربران به راحتی به همان چیزی که میخواهند ببینند هدایت شوند. سازمانها اغلب از شیرپوینت برای انتشار اطلاعات کل شرکت مانند اسناد منابع انسانی، اطلاعیهها و یادداشتها استفاده میکنند.
چگونه می توان از شیرپوینت برای مدیریت محتوا استفاده کرد؟
شیرپوینت راههای زیادی را برای افزودن ابرداده «Metadata» به فایلها برای مرتبسازی، سازماندهی و پیگیری محتوای متعلق به کسبوکارها فعال میکند. مهمتر از آن، شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم، میتواند برچسبها را بر روی محتوا تحمیل کند، زیرا کاربران تجاری آنها را در فضاهای همکاری آپلود میکنند. آنها همچنین میتوانند کاربران نهایی را وادار کنند که فرادادههایی درباره اسناد به عنوان بخشی از این فرآیند ارائه دهند.
هنگامی که محتوا و ابرداده در پلتفرم قرار گرفت، شیرپوینت به سازمانها قدرت میدهد تا ابزارهای گردش کار را به صورت خودکار انجام دهند:
- فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط کاربران نهایی
- ابزارهای چرخه عمر محتوا برای فعال کردن وضعیت سوابق
- دور ریختن اطلاعات بر اساس سیاست های تجاری
اکثریت شرکتهای عضو Fortune 500 نزدیک به دو دهه است که به پلتفرم شیرپوینت متکی بودهاند. شیرپوینت، اکوسیستم یک صنعت چند میلیارد دلاری است. با قابلیتهای جدید SharePoint Online به عنوان بخشی از Office 365/Microsoft 365 Cloud Application، و همچنین اتصال به سرویسهایی مانند Flow، Office 365 Groups and Teams، سرویسهای مبتنی بر شیرپوینت و شیرپوینت به طور فزایندهای در همه بخشهای صنعت مرتبط هستند.
مزرعه شیرپوینت چیست؟
به طور ساده، یک مزرعه شیرپوینت مجموعهای از سرورهایی است که با هم کار میکنند تا نقشهایی که شیرپوینت بر عهده میگیرد را پوشش دهند تا شیرپوینت به درستی کار کند. اگر با این اصطلاح آشنا نیستید، نقشها را به عنوان مشاغل مختلف در نظر بگیرید که هر کدام به مهارتهای خاصی نیاز دارند. هنگامی که آماده راه اندازی شیرپوینت هستید، هر سرور در مزرعه خود را برای انجام یک یا چند نقش پیکربندی میکنید.
در شیرپوینت، سه نقش وجود دارد (به طور رسمی در installation wizard شیرپوینت در کنار چند نقش جدید در شیرپوینت سرور 2016 تعریف شده است). این نقش ها عبارتند از Web Front End (WFE)، Application Server و Database Server.
امکانات جدید شیرپوینت 2019 :
در محیط کار مدرن امروزی، کارکنان انتظارات بالایی دارند و خواستار آخرین ویژگیهای همکاری هستند. شیرپوینت 2019 با ارائه صفحات تیم و سایت پیشرفته و همچنین ارسال پیام و به اشتراک گذاری اطلاعات با هم تیمیها بهتر از همیشه به این تقاضا پاسخ میدهد.
صفحات با بخشهای وب مدرن کار میکنند و به کاربران این امکان را میدهند که به راحتی صفحه خود را با جاسازی ویدیوها، ترکیب فیدهای Yammer، افزودن اسنادی شامل تصاویر سفارشی کنند.
همچنین برخی از ابزارهای ارتباطی جالب جدید مانند سایت های اخبار تیم و ارتباطات وجود دارد. سایتهای ارتباطی مکانی برای اشتراکگذاری اخبار، نمایش یک داستان یا پخش پیام برای افراد دیگر هستند. همچنین کاربران میتوانند به راحتی از صفحه شیرپوینت هوم سایتهای ارتباطی را بدون نیاز به تماس با IT برای خود ایجاد کنند.
اما، اجازه دادن به همه کاربران برای ایجاد آسان سایت بدون مدیریت نیز میتواند باعث ایجاد مشکلات اطلاعاتی شود. مدیران میخواهند این ویژگی را با دقت در نظر بگیرند، پس ابزارهای شخص ثالث مانند اتوماسیون حاکمیت AvePoint را به دقت بررسی میکنند که میتواند به آنها کمک کند تا کنترل خود را حفظ کنند و در عین حال به کاربران خود به اندازه کافی قدرت بدهند.
برای مثال، AvePoint از این ویژگی برای سایت GTM Central خود استفاده میکند. این یک فروشگاه به خوبی طراحی شده و دارای ویژگیهایی مانند وبلاگ انتشار محصول داخلی، تقویم رویدادها، کتابخانه تحقیقات بازار و غیره است. AvePoint به راحتی میتواند جدیدترین وبلاگها یا محتوای به روز شده را در اخبار سایت قرار دهد، بنابراین تیم فروش همیشه به روز است.
اکنون به اشتراک گذاری اسناد و پیوندها با هم تیمیها و مخاطبین در سازمان آسان تر از همیشه است، به خصوص در سایتهای همکاری و با تجربه ارتقا یافته، به طور خودکار به شما اطلاع داده میشود که:
- اشتراک گذاری با یک گروه بزرگ؛
- حتی ممکن است فراتر از مخاطبان مورد نظر خود به اشتراک بگذارید.
- شیرپوینت 2019 با سه سطح مجوز ساده برای انتخاب، یک جایگزین عالی برای شرکتهایی است که به دنبال اشتراک گذاری بی دردسر در راه حلهای اداری ابری هستند.
تجربه کارآمد در تلفن همراه و دسکتاپ :
شاید بدیهی به نظر برسد که بگوییم توانمندسازی کارگران سیار بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است، اما این روند تنها در چند سال گذشته افزایش یافته است. با شیرپوینت سرور 2019، به لطف بهبود تجربه برنامه موبایل شیرپوینت، حالا کاربران میتوانند به راحتی از روی موبایل به اینترانت سازمان دسترسی داشته باشند.
همچنین کلاینتهای همگامسازی بهبودیافتهای برای OneDrive برای کسبوکار وجود دارد که تضمین میکند کاربران میتوانند از هر کجا و در هر دستگاهی به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. این راهحلهایی را برای سازمانها برای همگامسازی فایلها از Office 365 و شیرپوینت در محل به لپتاپ باز میکند و همکاری را برای کارکنان اداری و سیار به سطح بالاتری سوق میدهد.
افزایش فرصتها برای سفارشیسازی موجود در شیرپوینت سرور 2019 از مواردی است که انتظار میرود کاربران آن را هیجان زده کند. زیرا پلتفرم جدید میتواند با PowerApps و Flow یکپارچه شود، بنابراین گردشهای کاری سفارشی و افزودن راهحلهای جدید به محیط کار ایجاد میشود. (توجه: مجوزهای PowerApps/PowerPlatform برای این عملکرد مورد نیاز است).
کافی است دروازه داده داخلی مایکروسافت را برای استفاده از Flow و PowerApps برای استقرار SharePoint 2019 خود مستقر کنید. همچنین میتوانید از این دروازه برای تقویت FileShares، SQL و سایر منابع داده خود با قابلیت های مدرن ارائه شده از ابر استفاده کنید.
علاوه بر این، مشتریانی که از نسخههای قدیمی شیرپوینت استفاده میکنند نیز ممکن است متوجه شوند که برنامههایی برای رسیدگی به راهحلهای کدگذاریشده سفارشی سازمانشان وجود دارد.
پیش از این، یک ادمین ممکن بود یک راه حل مبتنی بر کد را در شیرپوینت بسازد یا مستقر کند. اکنون، ادمین میتواند از افزونههای SharePoint استفاده کند.
در نهایت، این بدان معناست که محیط شیرپوینت 2019 راحتتر سفارشیسازی میشود، کمتر با کد شلوغ میشود و هنگام نصب بهروزرسانیها پایدارتر است. با این حال نیاز به حذف Sandbox Solutions دارد تا توسعه دهندگان را با هر چارچوب SharePoint متمرکز بر آینده هماهنگ کند.
راه حلهای هیبریدی پیشرفته :
هنگامی که صحبت از استفاده از یک راه حل ترکیبی با SharePoint Online می شود، SharePoint Server 2019 ادغام بین این دو سیستم را یکپارچهتر از همیشه میکند. به عنوان مثال، عملکرد جستجو در شیرپوینت سرور 2019 طرحبندی بهبود یافتهای دارد، با فیلترهای بصری و نتایج جستجوی همزمان هنگامی که کاربران درخواست خود را تایپ میکنند، و نتایج برای پیمایش آسانتر گروهبندی میشوند.
مثال دیگری برای ادغام هیبریدی یکپارچه، هدایت مجدد کاربر به فضای ذخیره سازی OneDrive در آفیس 365 است که در نسخههای قبلی معرفی شده بود و کاشیهای سفارشی زیر نماد به اصطلاح وافل در گوشه سمت چپ بالا است.
شیرپوینت 2019 به ارائه ویژگی ترکیبی Taxonomy که در بسته ویژگی 1 شیرپوینت 2016 معرفی شد، ادامه خواهد داد. این به مدیران کمک میکند تا تنها یک فروشگاه اصطلاحی مرکزی مدیریتشده ابرداده را برای استفاده در سراسر ابر و استقرار درون محل نگهداری کنند.
قابلیتهای سازگاری گسترده :
اگر از شیرپوینت 2016 برای جلوگیری از دست دادن داده (DLP) و ویژگینسخههای Compliance Center استفاده می کردید، بلافاصله با شکافی بین آنچه در آفیس 365 میدیدید و آنچه در محیط خود داشتید مواجه میشدید.
بسته به زبان جستجوی کلمه کلیدی پیشرفته (KQL) در eDiscovery، انواع محتوای حساس در مقایسه با آنچه در Office 365 یافت شد، کوچک به نظر می رسید. این امر اعمال خطمشیها را برای سایتهای جدید یا بهدست آوردن دید نسبت به محتوای حساس شناساییشده بسیار دشوار میکرد. با قابلیتهای ترکیبی در سال 2019، مدیران در نهایت میتوانند از تشخیص خودکار محتوا، گزارش مرکزی برای حوادث و انواع محتوای حساس بهرهمند شوند.
مدیران اکنون میتوانند اطلاعات حساس را در زمان واقعی جستجو کنند و از الگوهای خطمشی برای کنترل و نظارت بر محتوای آنها استفاده کنند و با استانداردهای نظارتی بخشهای مختلف صنعت و مناطق جغرافیایی هماهنگ شوند.
نوک کوه یخ!
بهروزرسانیهای ذکر شده SharePoint Server 2019 تنها مانند نوک کوه یخ هستند. به این معنی که به عنوان مثال:
- فایلهایی تا 15 گیگابایت را میتوان آپلود کرد.
- نام فایلها اکنون میتوانند شامل کاراکترهای ویژه “#” و “%” باشند و کل محدودیت کاراکتر URL مجاز آنها به سقف 400 کارکتر افزایش یافته است.
- کاربران نهایی نمایشگر PDF جدید یا بهبود سطل بازیافت را دوست خواهند داشت که آنها را قادر می سازد فایلهای شخصی را که سایر همکاران حذف کردهاند بازیابی کنند.
اینها تنها نمونههایی هستند که تصمیمگیرندگان، مدیران و کاربران نهایی میتوانند در مورد آنها هیجان زده شوند و دلیلی باشد بر آن که چرا آنها نسخه داخلی شیرپوینت بعدی را دوست خواهند داشت.
کلام آخر :
در انتها و در پاسخ به این سوال که شیرپوینت برای چه مواردی استفاده میشود؟ باید گفت :
شیرپوینت در 17 سال گذشته در افزایش راندمان کاری در 500 شرکت ثروتمند جهان به عنوان یک پلتفرم “اینترانت” که از همه بخشهای تجاری عبور میکند و یکپارچه بوده است، عمل کرده است. از این رو بسیاری از ویژگیهای این پلتفرم کار افراد را برای همکاری در پروژههای موقت و ایجاد فرآیندهای تجاری استاندارد برای اشتراکگذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ثبت دادهها را بسیار آسانتر میکند. با توجه به مواردی که در این مقاله تقدیم حضورتان شد نمیتوان از مزایای شیرپوینت برای به اشتراک گذاری اطلاعات و پروژه در شرکتهای بزرگ و همچنین اختیارات مدیریتی که برای دسترسی صحیح به فایلها و پروژهها در اختیار مدیران میگذارد، چشم پوشید از این رو اگر شما هم قصد تهیه شیرپوینت را دارید میتوانید آن را از “فروشگاه اینترنتی مایکروسافتمی” تهیه فرمایید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!